大学に入学したばっかりの人や先生との連絡のやり取りをあまりしたことがない人はどのようにメールの文面を書けばいいかわからないと思います。
そんな人向けの簡単なメールの書き方についてまとめました。
だれ宛てなのか？
まずは誰に宛てたものかを書きましょう。所属の書き方によってもどのような立場の人に送っているのかの意味付けもできます。
教員の方には複数の役職を持った方もいらっしゃいますので。
教員の方に送る場合は、
「"大学名" "所属" "氏名" 先生」を書けば問題ないかと思います。
たとえば、「ほげほげ大学 ほげほげ研究科 ほげ山ほげ次郎 先生」といった感じです。
わたしはどこのだれなのか？
つぎに自分のことについて書きましょう。前項の宛名と同様に「わたしは"大学名"の"所属"の"例文太郎"です。」といったものを書けばいいでしょう。
また、送るメールの内容によっては他の情報も付け加えましょう。
授業に関することであれば、「わたしは"授業名"を受講している"所属"の"例文太郎"です。」
といった感じです。
最初の一文で自分がどういう存在なのかをわかっていただくことが重要です。
どういう状況なのか？
自分の情報を伝えたあとはどういう状況であるかを伝えましょう。必ず「いつ」「どこで」「誰が」「なにを」「どうして」「誰に」といった具体的な情報を書いてください。
というのも、相手はあなたの状況を知らないはずなので、自分がどんな状況にいるのかを伝える必要があります。
いつまでにどうすればいいのか？
状況を伝えたら、つぎに先生がどういう手続きをしていただきたいかを伝えましょう。基本的に「いつまでに」「なにを」「誰が」「どうする」といったことをお願いすれば問題ないでしょう。
そして「状況」と「要件」を要約したものを件名に入れましょう。文面はひと目で分かるように短めにしてください。
テンプレとしては「～について」「～のお願い」といったものがあります。
件名を入れないと迷惑メールとして判断される可能性もある上に、相手にメールの主旨が伝わらず、いやがらせになるので気をつけましょう。
気をつけること
基本的に相手に敬意を払ってください。
文章を書くときには相手の立場から見たらどう感じるのかやどう情報を受け取るのかを考えましょう。
相手が忙しそうであれば、そのことに対して気を使い。相手のことも考えた文章を組み立てましょう。
署名
最後に署名を付け加えましょう。
署名はサインの役割を持っていますが、連絡先を記載することで緊急時の連絡にも役に立ちます。
名刺だと思ってください。
ここには所属と名前とメールアドレスと電話番号を記載しておけば十分かと思います。
参考
▼件名
メディア論の課題提出について
▼本文
ほげほげ大学 ほげほげ研究科 ほげ山ほげ次郎 先生
お世話になっております、わたしは水曜日2限のメディア論を受講しているほげほげ学類3年次の檸檬みるくです。
メディア論の第3回レポートの提出が5月22日までに学務センター前の提出Boxとありましたが、5月20日から5月23日は学内の工事があります。そのため、その期間の間は学務センターに入れず課題の提出ができません。
課題の提出についてどうすればよいか確認させていただきたく思い連絡差し上げましたは5月24日以降でも大丈夫でしょうか。
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ほげほげ大学
ほげほげ学群 ほげほげ学類
檸檬みるく
E-mail：hogehoge@hoge.com
TEL:XXX-YYYY-ZZZZ
※2013年10月19日修正：
参考リンク
以下のサイトは、文例もあり、わかりやすくまとめているので困ったときは参考にするといいかと思います。
▼ビジネスメールの書き方～文例（社内文章・社外文章）～
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